Politique de confidentialité – Maison des familles de La Matapédia

Politique de confidentialité

La maison des familles de La Matapédia respecte le droit à la vie privée de chaque individu et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements confidentiels recueillis auprès de tout·e Participant·e ou Employé·e. En règle générale, les renseignements confidentiels sont disponibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès dans l’exercice de leurs fonctions au sein de la maison des familles de la Matapédia.

DÉFINITIONS

Employé·e

Toute personne qui travaille pour la maison des familles de la Matapédia moyennant rémunération, incluant la coordination ou la direction, ainsi que toutes personnes non rémunérées (bénévole, stagiaire).

Événement

Tout événement que la maison des familles de la Matapédia gère ou organise.

Formulaire de signalement

Le formulaire mis à la disposition de tout·e Employé·e ou Participant·e afin d’informer la personne responsable des renseignements personnels.

Incident de confidentialité

Tout accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

Participant·e

Tout individu qui fournit des renseignements confidentiels à la maison des familles de la Matapédia en lien avec la réalisation d’un Évènement, la création d’une Publication, la participation à une activité ou avec l’obtention d’un Service.

Publication

Toute publication produite par la maison des familles de la Matapédia ou à laquelle la maison des familles de la Matapédia contribue, sous quelque forme que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre).

Registre des incidents de confidentialité

L’ensemble des renseignements consignés sur des incidents déclarés et concernant les circonstances de l’incident, le nombre de personnes visées, l’évaluation de la gravité du risque de préjudice et les mesures prises en réaction à l’incident. Les dates pertinentes y figurent aussi : survenance de l’incident, détection par l’organisation, transmission des avis (s’il y a lieu), etc.

Risque sérieux de préjudices

Le risque évalué à la suite d’un incident de confidentialité qui pourrait porter préjudice aux personnes concernées. Ce risque est analysé par la personne responsable des renseignements personnels. Pour tout incident de confidentialité, la personne responsable évalue la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées en estimant « la sensibilité des renseignements concernés », « les conséquences appréhendées de leur utilisation » et « la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ».

Renseignement confidentiel

Tout renseignement fourni ou communiqué à la maison des familles de la Matapédia sous quelque support que ce soit (verbal, écrit, audio, vidéo, informatisé ou autre) qui concerne un·e Participant·e ou un.e Employé·e et qui peut être utilisé pour l’identifier, y compris : son nom, son numéro de téléphone, son adresse, son courriel, le fait qu’il ou elle ait été ou soit un·e Participant·e ou un·e Participant·e potentiel·le, son genre, son orientation sexuelle et toute information concernant sa santé. Pour plus de certitude :

Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier un individu dans le cadre d’un témoignage ne sont pas des renseignements confidentiels;
Les données statistiques ne sont pas des renseignements confidentiels puisqu’elles ne permettent pas d’identifier un individu;
Les photographies ou enregistrements qui ne permettent pas d’identifier un individu ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

Service ou activité

Tout service que la maison des familles de la Matapédia rend à un individu à la demande de celui-ci, ou toute activité à laquelle il participe.

PHOTOGRAPHIES ET ENREGISTREMENTS

Tout individu a le choix d’être photographié ou non, ou d’être enregistré (audio/vidéo) ou non. Les photographies ou enregistrements qui permettent d’identifier un individu comme Employ·é de ne constituent pas un renseignement confidentiel relatif à cet individu.

OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Les Employé·es sont tenu·es de signer la présente entente de confidentialité (Annexe A) avant d’exercer leurs fonctions ou d’exécuter leurs mandats auprès de la maison des familles de la Matapédia. L’obligation de confidentialité s’applique à la durée de la relation d’un·e Employé·e avec la maison des familles de la Matapédia et survit à la fin de cette relation.

COLLECTE ET USAGE DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

La maison des familles de la Matapédia peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Employé·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de :

Maintenir les coordonnées à jour;
Documenter des situations de travail ou de bénévolat;
Permettre, dans le cas des Employé·es rémunéré·es, la réalisation des tâches administratives requises ou permises par la loi (impôt sur le revenu, assurances collectives, etc.).

La maison des familles de la Matapédia peut, au besoin, constituer un ou des dossiers contenant des renseignements confidentiels concernant les Participant·es. La constitution de tels dossiers a pour objet de permettre à la maison des familles de la Matapédia de réaliser un Événement, une Publication, de réaliser une activité ou de fournir un Service. La maison des familles de la Matapédia peut seulement recueillir les renseignements confidentiels qui sont nécessaires aux fins du dossier et peut utiliser les renseignements confidentiels seulement à ces fins.

Les renseignements confidentiels peuvent seulement être recueillis auprès de la personne concernée, à moins que celle-ci consente à ce que la cueillette soit réalisée auprès d’autrui ou que la loi l’autorise.

GESTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

La direction, comme personne exerçant la plus haute autorité dans l’organisation, est la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels. La direction peut déléguer cette responsabilité en la constatant par écrit. Sur le principal site web de la maison des familles de la Matapédia doit être indiqué, sous le titre de la direction ou la coordination ou de la personne responsable, « personne responsable de la protection des renseignements personnels » ainsi que le moyen de la joindre. La personne responsable s’assure de la tenue d’un Registre des incidents de confidentialité.

Sous réserve de l’article la direction ou la coordination est autorisée à accéder à tout renseignement confidentiel que détient la maison des familles de la Matapédia. Les autres Employé·es sont autorisé·es à accéder aux renseignements confidentiels dans la mesure où cet accès est nécessaire à la réalisation d’une tâche dans l’exercice de leurs fonctions.

Pour l’application des lois, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisé·es par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Lorsqu’un·e Employé·e ou un·e Participant·e constate un incident de confidentialité, il ou elle doit informer avec diligence la personne responsable de la protection des renseignements confidentiels afin qu’il soit inscrit au Registre. L’employé·e ou le ou la Participant·e doit, pour ce faire, compléter un formulaire de signalement et l’acheminer ensuite à la direction.

Le registre doit conserver les informations sur un incident de confidentialité pour une période de cinq ans. Doit être colligé dans le formulaire de signalement :

Une description des renseignements personnels touchés par l’incident ou, si cette information est inconnue, les raisons pour lesquelles il est impossible de fournir une telle description;
Une brève description des circonstances de l’incident;
La date ou la période à laquelle a eu lieu l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue);
La date ou la période à laquelle l’organisation s’est aperçue de l’incident;
Le nombre de personnes concernées par l’incident (ou une approximation si cette information n’est pas connue).

La personne responsable juge si l’incident présente un « risque sérieux de préjudice ». Les renseignements ainsi que les mesures à prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées sont versé·es au Registre.

Si l’incident présente un risque sérieux de préjudice, la personne responsable avise la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées de tout incident présentant un risque sérieux de préjudice à l’aide du formulaire approprié.

Accompagnement individualisé

Seule la personne qui fournit de l’accompagnement individualisé est autorisée à accéder aux renseignements confidentiels que la maison des familles de la Matapédia détient dans le cadre de cette activité ou de ce service. La direction générale et la coordination peut toutefois y accéder dans la mesure où cela est nécessaire et convenu dans les documents balisant l’activité ou le service individualisé.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Les Employé·es ayant accès aux dossiers en vertu de l’article 5 s’obligent à :

S’assurer que les renseignements confidentiels soient gardés à l’abri de tout dommage physique ou accès non autorisé;
S’assurer que tous les documents électroniques comportant des renseignements confidentiels, incluant ceux copiés sur un appareil de stockage portatif, soient cryptés et protégés par des mots de passe. Ces mots de passe doivent être modifiés deux fois par année, ainsi qu’à chaque fois que les personnes ayant accès aux dossiers concernés sont remplacées;
Garder les renseignements confidentiels en format papier dans des classeurs pouvant être verrouillés et s’assurer que les classeurs soient verrouillés à la fin de chaque journée de travail. Les clés des classeurs doivent être gardées dans des endroits sûrs.

Lorsqu’un·e Employé·e peut également, à certains égards, être qualifié·e de Participant·e, les renseignements confidentiels concernant chaque titre seront conservés séparément. Les dossiers constitués en vertu de cette politique sont la propriété de la maison des familles de la Matapédia.

DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS

Les renseignements confidentiels ne sont conservés que tant et aussi longtemps que l’objet pour lequel ils ont été recueillis n’a pas été accompli, à moins que l’individu concerné ait consenti à ce qu’il en soit autrement. Ces renseignements confidentiels sont ensuite détruits de façon que les données y figurant ne puissent plus être reconstituées. Les dossiers concernant les Employé·es sont conservés par la maison des familles de la Matapédia.

Pour plus de certitude, les renseignements confidentiels concernant un individu ayant offert un témoignage, tels que son nom et ses coordonnées, sont détruits une fois le témoignage publié ou diffusé, à moins que l’individu ait préalablement consenti à ce que les renseignements confidentiels le concernant soient conservés pour permettre à la maison des familles de la Matapédia de le recontacter dans le futur. Pour plus de certitude, chaque utilisation du témoignage d’une personne doit être approuvée par celle-ci.

La durée de conservation des documents recommandée s’échelonne de 1 ans à 7 ans et pour certains documents sur toute la durée de la possession de certains biens ou toute la vie du détenteur.

Les dossiers des employés seront détruits 1 an après le départ sauf dans le cas de litige en cours.

Pendant 7 ans :

La comptabilité de l’organisme;
Les projets, les services, les activités;
Les entente de services.

Pendant l’existence de l’organisme

Contrats d’achat et de vente d’une maison ou d’un terrain;
Liste des membres;
Procès-verbaux et résolutions.

Une fois leur durée de conservation terminée, les documents confidentiels seront déchiquetés ou supprimées afin de protéger les renseignements confidentiels. À la fin de chaque année avant la fermeture estivale des services, les employés s’assurent de détruire toute la documentation en respectant ce qui est indiqué dans la présente Politique. La documentation électronique doit être sauvegardée 2 fois par année sur un disque dur conservée, dans un endroit verrouillé.

DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À UN TIERS

Autre que dans les situations où la loi le requiert et sous réserve des autres dispositions du présent, les renseignements confidentiels ne peuvent être divulgués à un tiers qu’après l’obtention du consentement écrit, manifeste, libre et éclairé de la personne concernée. Un tel consentement ne peut être donné que pour une fin spécifique et pour la durée nécessaire à la réalisation de cette dernière.

Les renseignements confidentiels peuvent être divulgués sans le consentement de la personne concernée si la vie, la santé ou la sécurité de celle-ci est gravement menacée. La divulgation doit alors être effectuée de la façon la moins préjudiciable pour la personne concernée.

Tel que permis par la loi, la maison des familles de La Matapédia peut divulguer des renseignements confidentiels nécessaires à sa défense ou celle de ses Employé·es contre toute réclamation ou poursuite intentée contre la maison des familles de La Matapédia ou ses Employé·es, par ou de la part d’un·e Participant·e, d’un·e Employé·e, ou de l’une de ses personnes héritières, exécutrices testamentaires, ayants droit ou cessionnaires, y compris toute réclamation émanant de l’assureur d’un·e Participant·e ou d’un·e Employé·e.

COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS CONFIDENTIELS À LA PERSONNE CONCERNÉE

Sous réserve de l’article 9.2, les Participant·es et Employé·es ont le droit de connaître les renseignements confidentiels que la maison des familles de La Matapédia a reçus, recueillis et conserve à leur sujet, d’avoir accès à de tels renseignements et de demander que des rectifications soient apportées à ceux-ci.

La maison des familles de La Matapédia doit restreindre l’accès aux renseignements confidentiels lorsque la loi le requiert ou lorsque la divulgation révélerait vraisemblablement des renseignements confidentiels au sujet d’un tiers. Une demande d’un·e Participant·e ou d’un·e Employé·e en lien avec l’article 9.1 doit être traitée dans un délai maximal de 30 jours.

MANQUEMENT À L’OBLIGATION DE CONFIDENTIALITÉ

Un·e Employé·e manque à son obligation de confidentialité lorsque cette personne :

Communique des renseignements confidentiels à des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès;
Discute de renseignements confidentiels à l’intérieur ou à l’extérieur de la maison des familles de La Matapédia alors que des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les entendre;
Laisse des renseignements confidentiels sur papier ou support informatique à la vue dans un endroit où des individus n’étant pas autorisés à y avoir accès sont susceptibles de les voir;
Fait défaut de suivre les dispositions de cette politique.

Advenant un manquement à l’obligation de confidentialité, des mesures disciplinaires appropriées, pouvant aller jusqu’à la résiliation du contrat de travail ou de toute autre relation avec la maison des familles de La Matapédia, seront prises à l’égard de la partie contrevenante et des mesures correctives seront adoptées au besoin afin de prévenir qu’un tel scénario ne se reproduise.

RECOURS

S’il s’avère que les renseignements confidentiels d’une personne ont été utilisés de façon contraire à une disposition de cette politique, cette personne peut déposer une plainte auprès de la direction générale de la maison des familles de La Matapédia, ou auprès du conseil d’administration de la maison des familles de La Matapédia si la plainte concerne le ou la directeur·trice général·e.

Comme prévu par la loi, la personne s’étant vu refuser l’accès ou la rectification des renseignements confidentiels la concernant peut déposer sa plainte auprès de la Commission d’accès à l’information pour l’examen du désaccord dans les 30 jours du refus de la maison des familles de La Matapédia d’accéder à sa demande ou de l’expiration du délai pour y répondre.

Adoptée par le Conseil d’administration la maison des familles de La Matapédia le 13 décembre 2023.